OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN (OFFFICE AUTOMATION)

A.  PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, kebutuahn dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus).
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

E. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran :

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

F. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1.   Komunikasi Satu Arah (Simplex)

2.   Komunikasi Dua Arah (Duplex)

3.   Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:

1.   Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.

2.   Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.

3.   Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

4.   Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai, yaitu:

1.    Sinyal analog

2.    Sinyal digital

G. PERSONAL COMPUTER (PC)

Komputer  pribadi (PC) adalah sebuah komputer yang dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil.

Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:

           1.    Desktop

Komputer Desktop adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas).

           2.    Laptop

Laptop sering juga disebut notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar, keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.

           3.    PDA 

Personal Digital Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory daripada hard drive sebagai media penyimpanannya.

           4.    Workstation

Workstation sebenarnya adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori tambahan dan peningkatan kapabilitas.

           5.    Server

Sebuah komputer yang dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service) untuk komputer lain. 

           6.    Mainframe

Pada era awal berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar bahkan dapat mengisi seluruh ruangan.

           7.    Mini Computer

Istilah Minicomputer sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server. Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.

           8.    Super Computer

Jenis komputer ini biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem tunggal. Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.

H. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan. 

  1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

2. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

           3.    Voice Mail

        Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya             dalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan.         Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan             tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon              untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan            komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian         mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

        4.    Kalender Elektronik

       Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil        acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara         aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai          media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau        sekretaris  memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah            kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

        5.    Konferensi Audio (Audio Conferencing)

       Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat                komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan           melaksanakan konferensi.

         6.    Konferensi Video

        Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para            peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan             hubungan audio dan video.

        7.     Web Conference

         Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi                   interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana                     partisipan  berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga               berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

         8.    Faxsimile

      Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan                     peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran                     komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya.

        9.    Slide Presentase

       Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan                 materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan         dalam bentuk slide.

        10.    Pencitraan (Imaging)

        Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan         untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

        11.    Aplikasi Pengolah Angka

       Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah                aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran.

 REFERENSI :

Hasibuan, Herizal. 2015. Pengertian Otomatisasi Perkantoran.  (https://herizalhasibuan.wordpress.com/2015/01/, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran. (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Dino, Anugerah. 2014. “Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor”. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20.05)