OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN (OFFFICE AUTOMATION)

A.  PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, kebutuahn dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus).
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

E. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran :

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

F. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1.   Komunikasi Satu Arah (Simplex)

2.   Komunikasi Dua Arah (Duplex)

3.   Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:

1.   Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.

2.   Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.

3.   Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

4.   Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai, yaitu:

1.    Sinyal analog

2.    Sinyal digital

G. PERSONAL COMPUTER (PC)

Komputer  pribadi (PC) adalah sebuah komputer yang dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada skala yang lebih kecil.

Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:

           1.    Desktop

Komputer Desktop adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas).

           2.    Laptop

Laptop sering juga disebut notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar, keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.

           3.    PDA 

Personal Digital Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory daripada hard drive sebagai media penyimpanannya.

           4.    Workstation

Workstation sebenarnya adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori tambahan dan peningkatan kapabilitas.

           5.    Server

Sebuah komputer yang dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service) untuk komputer lain. 

           6.    Mainframe

Pada era awal berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar bahkan dapat mengisi seluruh ruangan.

           7.    Mini Computer

Istilah Minicomputer sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server. Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.

           8.    Super Computer

Jenis komputer ini biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem tunggal. Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.

H. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan. 

  1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

2. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

           3.    Voice Mail

        Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya             dalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan.         Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan             tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon              untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan            komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian         mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

        4.    Kalender Elektronik

       Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil        acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara         aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai          media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau        sekretaris  memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah            kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

        5.    Konferensi Audio (Audio Conferencing)

       Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat                komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan           melaksanakan konferensi.

         6.    Konferensi Video

        Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para            peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan             hubungan audio dan video.

        7.     Web Conference

         Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi                   interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana                     partisipan  berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga               berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

         8.    Faxsimile

      Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan                     peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran                     komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya.

        9.    Slide Presentase

       Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan                 materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan         dalam bentuk slide.

        10.    Pencitraan (Imaging)

        Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan         untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

        11.    Aplikasi Pengolah Angka

       Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah                aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran.

 REFERENSI :

Hasibuan, Herizal. 2015. Pengertian Otomatisasi Perkantoran.  (https://herizalhasibuan.wordpress.com/2015/01/, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran. (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Dino, Anugerah. 2014. “Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor”. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20.05)

ALAT KOMUNIKASI KANTOR

ALAT KOMUNIKASI KANTOR

Dewasa ini Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat penting dan dibutuhkan. saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien.

Jenis peralatan komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik (e-mail). Ada beberapa macam alat komunikasi kantor berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor :

A. TELEGRAF

                                    

 Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pdaa 6 Januari 1838.  Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting.

B. TELEPON

 

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik danmengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara.

Kelebihan :

a.   Pesan/informasi cepat tersampaikan

b.   Penelpon dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon.

c.   Nomor penelpon dapat di rahasiakan (private nomor)

Kekurangan :

a.  Tidak dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya

b.  Biaya yang Mahal

c.  Tidak praktik dan efisien

C. TELEPON GENGGAM (HANDPHONE)

 

Telepon genggam (telgam) atau telepon seluler (ponsel) atau handphone (HP) adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel/wireless). Saat ini, Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).

D. FAKSIMILI (FAKS)

 

 Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.

Kelebihan :

a.    Pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.

b.    Lebih hemat biaya

Kekurangan :

         a.    Kualitas dokumen kurang bagus

E. SWITCH BOARD

Alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

F. INTERCOM/AIPHONE

 

Suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.

Kelebihan Intercom:

a.    Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.    Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

Kekurangan Intercom:

a.    Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.    Jangkauan intercom relatif pendek.

G. E-mail 

                                          

     E-mail adalah salah satu sarana komunikasi yang berbasis online yang memungkinkan  kita saling  berkomunikasi, saling bertukar data, dan sebagainya.

Kelebihan :

a.    Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat

b.    Pengirimana e-mail relatif sangat murah dibandingkan dengan menggukan perangko.

c.     Aman karena ada passwordnya.

d.    Reliabel : e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali bila dihapus.

e.    e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia.

f.     Memungkinkan pengiriman pesan berformat multimedia

Kelemahan :

a.    Rawan Penyadapan

b.    Adanya kemungkinan pemalsuan identitas

c.    Respon terlambat.

d.    Harus menggunakan koneksi Internet.

H. MESIN DIKTE (DICTAPHONE)

 

Mesin dikte  adalah mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali sehingga apa yang dibicarakan menjadi lebih jelas. Nama lain dari mesin dikte adalah mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis mesin yaitudictating machine sebagai unit perekam dan transcribing sebagai unit pelatihan.

Mesin dikte atau diktafon adalah mesin kantor yang memiliki kegunaan untuk merekam atau mencatat suara dari yang diktekan oleh seseorang di dalam ruangan baik itu oleh pejabat maupun manajer yang kemudian hasil rekaman itu diulang kembali (playback) secara perlahan, sehingga bisa dicatat oleh pegawai  lainnya yaitu bawahannya atau sekretaris.

I. MIKROFON (MICHROPHONE)

Michrophone adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik. Mikrofon digunakan pada beberapa alat seperti telepon, alat perekam, alat bantu dengar, pengudaraan radio serta televisi, dan sebagainya. Pada dasarnya mikrofon berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

J. INTERNET

                                         

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem globalTransmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakaninternetworking ("antarjaringan").

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim),  Trilian,  Kopete,  Yahoo! Messenger,  MSN Messenger Windows Live Messenger,  Twitter, Facebook dan lain sebagainya.

Referensi :

Dino, Anugerah. 2015 Alat Komunikasi Kantor.

http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015

Achmad, Teguh. 2012 Kekurangan dan Kelebuhan alat komunikasi Kantor.

http://teguh-999.blogspot.com/2012/08/kekurangan-dan-kelebihan-alat.html. Diakses 19 Maret 2015

Nuraliny, Lia. 2013. Komunikasi Kantor

http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html

Lailatul, Fitriyah. 2013. Macam-macam Alat Komunikasi.

(http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html, diakses 22 Maret 2015.

Savista, Yolanda Dita. 2011. Pengertian, Kelebihan, serta Kekurangan dari Handphone (HP).   (http://sayayolanda.blogspot.com/2011/04/pengertian-kelebihan-serta-kekurangan.html, diakses 22 Maret 2015)

Lestari, Ayu Dwi. 2014. Pengertian Email & Kelebihan dan Kekurangan. (https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/pengertian-email-kelebihan-dan-kekurangan/, diakses 22 Maret 2015)