OTOMATISASI PERKANTORAN (OFFFICE AUTOMATION)
A. PENGERTIAN
OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal
dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan
dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain
otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Otomatisasi
penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan
perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk
menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, kebutuahn
dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun,
bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja,
sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan
otomatisasi dikantor.
B.
KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi kantor digunakan oleh
semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori
pemakai otomatis kantor, yaitu :
- Manajer adalah orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya
manusia.
- Profesional yakni tidak
mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus).
- Sekretaris bisanya ditugaskan
pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
- Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.
C.
KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN
- Proses
yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi
kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
- Otomatisasi
kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
- Otomatisasi
kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik
- Otomatisasi
kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
D. TUJUAN
OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut :
- Penggabungan
penerapan tekonologi
- memperbaiki
proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
- Meningkatkan
produktifitas dan efektivitas pekerjaan
- Otomatisasi
kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
- Peningkatan
komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
E. MANFAAT
OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi perkantoran
merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input
hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan
campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan
sistem otomatisasi perkantoran :
- Menyelesaikan
pekerjaan kantor dengan lebih cepat
- Mengurangi
kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
- Memerlukan
sedikit tempat menyimpan data
- Beberapa
orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal
F. TELEKOMUNIKASI
Telekomunikasi adalah
teknik pengiriman atau penyampaian infomasi,
dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan telekomunikasi,
bentuk komunikasi jarak
jauh dapat dibedakan atas tiga macam:
1. Komunikasi
Satu Arah (Simplex)
2.
Komunikasi Dua Arah (Duplex)
3.
Komunikasi Semi Dua Arah (Half
Duplex)
Untuk
bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:
1.
Informasi : merupakan data yang
dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.
2.
Pengirim : mengubah informasi
menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.
3.
Media transmisi :
alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam
jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi)
dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan
dipancarkan dengan alat bernama Antena,
agar dapat terkirim jarak jauh.
4.
Penerima : menerima
sinyal elektromagnetik kemudian
diubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari
pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan
yang dikirimkan.
Dalam mengubah informasi menjadi
sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai, yaitu:
1.
Sinyal analog
2.
Sinyal digital
G.
PERSONAL COMPUTER (PC)
Komputer pribadi
(PC) adalah sebuah komputer yang
dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal
sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun
pada skala yang lebih kecil.
Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:
1.
Desktop
Komputer Desktop adalah sebuah PC
yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas).
2.
Laptop
Laptop sering juga disebut notebook
adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar, keyboard, perangkat
penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard drive yang semua dayanya
disuplai dari baterai.
Personal Digital Assistant (PDA)
komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory daripada hard drive
sebagai media penyimpanannya.
4.
Workstation
Workstation sebenarnya adalah sebuah
komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori tambahan dan
peningkatan kapabilitas.
5. Server
Sebuah komputer yang dirancang dan
telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service) untuk komputer
lain.
6. Mainframe
Pada era awal berkembangnya
teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar bahkan dapat
mengisi seluruh ruangan.
7. Mini
Computer
Istilah Minicomputer sudah jarang
digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server. Kekuatan dari komputer
jenis ini masih di bawah Mainframe.
8. Super
Computer
Jenis komputer ini biasanya
menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari komputer
ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang mempunyai
kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem tunggal.
Superkomputer yang paling terkenal saat ini adalah Superkomputer Cray.
H. MACAM-MACAM
APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN
Penggunaan
komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan
teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan pekerjaan
kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam
pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat
dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran
yang dapat digunakan.
1. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata Word
Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat
melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik
di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang sering
dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan
komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
3. Voice Mail
Hampir
sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam
telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.
4.
Kalender
Elektronik
Kalender
elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus
diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan sebagai media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti
organizer. Manajer atau sekretaris memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.
5. Konferensi
Audio (Audio Conferencing)
Konferensi
audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
6. Konferensi Video
Konferensi
video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi
yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio
dan video.
7.
Web Conference
Web conference
atau biasa juga disebut webinars
adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream
(aliran data) lebih lengkap dimana partisipan berkomunikasi secara
simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing)
atau melakukan slide presentation.
8.
Faxsimile
Fax
merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya.
9.
Slide
Presentase
Slide
presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide.
10.
Pencitraan
(Imaging)
Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11.
Aplikasi
Pengolah Angka
Aplikasi
pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi
pengolah kata pada otomatisasi perkantoran.
Hasibuan,
Herizal. 2015. Pengertian Otomatisasi
Perkantoran. (https://herizalhasibuan.wordpress.com/2015/01/, diakses 22 Maret 2015)
Tasha,
Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran.
(http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html,
diakses 22 Maret 2015)
Bhavati,
Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi
Perkantoran. (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html,
diakses 22 Maret 2015)
Ardianysah,
Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta
Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1.
Diakses 21 Maret 2015 (21.00)
Dino, Anugerah. 2014.
“Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor”. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015 pukul (20.05)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar