MENGOLAH QUERY
Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam
suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang
diingin-kan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik
perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft
Excel, seperti fungsi logika IF dan String.
A. Menambah Field
dengan Rumus (Formula).
Di dalam query, Anda dapat menambahkan field
baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam
database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu
perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.
Rumusnya adalah sebagai berikut :
TOTAL HARGA :
[HARGA]*[UNIT]
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya
seperti berikut :
Catatan :
·
Jika
yang muncul hasilnya berupa simbol ###### pada field TOTAL HARGA, artinya
lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.
·
Anda
dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL
HARGA.
Seperti
berikut :
Jika ditampilkan maka akan muncul
tampilan seperti ini :
Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat
diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering
terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan
tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan.
Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan
menggunakan fungsi Logika.
Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan
yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF.
Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan
kegunaan fungsi IIF ini.
Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian
apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
1. Ekspresi atau
Pernyataan Logika
Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya
ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan
logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).
2. Operator Relasi
Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan
logika, diantaranya adalah sebagai berikut :
OPERATOR RELASI
|
ARTINYA
|
=
|
Sama dengan
|
<
|
Lebih kecil
|
>
|
Lebih besar
|
<=
|
Lebih kecil atau sama dengan
|
>=
|
Lebih besar atau sama dengan
|
<>
|
Tidak sama dengan
|
Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan
menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di
mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di
dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi
yang lainnya.
3. Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya
BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa
argumennya SALAH.
Rumus Operator Logika “AND” adalah sebagai berikut :
DISCOUNT : IIf([NAMA
TAS]="CONSINA" And [UNIT]>=1;0,05;0)*TOTAL HARGA)
Jika di
tampilkan maka akan muncul seperti ini :
4. Fungsi Logika OR
Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan
pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau
tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.
Rumus Operator Logika “OR” adalah sebagai berikut :
HARGA SATUAN :
IIf([NAMA TAS]="CONSINA" Or [NAMA TAS]="EIGER";500000;300000)
jika
ditampilkan maka akan muncul seperti ini :
5. Fungsi Logik IIF
Fungsi logika IIF yang sering
digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi
logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
a. Fungsi Logika IIF
Tunggal
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan
untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.
Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal
:
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=3, maka BONUS
= TOPI, sedangkan jika jumlah UNIT<3, maka BONUS =
GELANG.
Rumusnya adalah :
BONUS :
IIF([UNIT]>=3;”TOPI”;”GELANG”)
Jika
ditampilkan makan akan muncul seperti ini :
b. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan
untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila
alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.
Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :
Isilah kolom DISCOUNT MURAH dengan
ketentuan sebagai berikut :
·
Jika
TOTAL HARGA >=2.000.000 (di atas = 2 juta), maka DISCOUNT = 20% dari
TOTAL HARGA
·
Jika
TOTAL HARGA >= 1.500.000 (di atas = 1,5 juta), maka DISCOUNT = 15%
dari TOTAL HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA >= 1.000.000 (di atas 1 juta), maka DISCOUNT = 10% dari
TOTAL HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA >= 500.000 (di atas 500 ribu), maka DISCOUNT = 5% dari
TOTAL HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA < 500.000 (di bawah 500 ribu), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya adalah :
DISCOUNT MURAH : IIf([TOTAL
HARGA]>=2000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=1500000,0.15, IIf([TOTAL
HARGA]>=1000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=500000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]
Jika ditampilkan hasilnya seperti
berikut :
C. Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter
memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang
berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric),
gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter
khusus.
Di dalam penulisan formula, setiap data yang
berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi
string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika
(kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string
banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya
yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
1. Fungsi Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan fungsi left :
LEFT([NAMA_FIELD],JUMLAH
KARAKTER)
Contoh rumus
fungsi left sebagai berikut :
NAMA DEPAN: LEFT([NAMA TAS],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3
karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil. Jika ditampilkan maka akan muncul seperti ini :
2. Fungsi Right
Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Right :
RIGHT([NAMA_FIELD],JUMLAH
KARAKTER)
Contoh rumus fungsi
right sebagai berikut :
RIGHT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3
karakter terakhir yang diambil pada field Nama
Mobil. Jika ditampilkan maka akan
muncul seperti ini :
3. Fungsi Mid
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai
dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :
MID([NAMA_FIELD],KEDUDUKAN_MULAI,JUMLAH
KARAKTER)
Contoh rumus
fungsi mid sebagai berikut :
MID([NAMA MOBIL],3,1)
Tampak hasilnya di layar akan muncul
satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil. Jika
ditampilkan maka akan muncul seperti ini :
D. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi
String (Left, Right, Mid)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi
String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau
gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi
string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan
Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)
Kemudian isi
datanya seperti dibawah ini :
Buatlah file
Query dengan nama Query buku seperti berikut :
Ketentuan :
a. Tambahkan field JENIS
BUKU pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode,
jika :
·
Kode
= K, maka Jenis Buku = KOMIK
·
Kode
= N, maka Jenis Buku = NOVEL
Rumusnya adalah sebagai berikut :
JENIS BUKU : IIf(Right([KODE];1)="K";"KOMIK";"NOVEL")
Sehingga hasilnya
akan tampil seperti berikut :
b. Tambahkan field TAHUN
TERBIT pada kolom keempat dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode,
jika :
·
Kode
= 05, maka Tahun Terbit = 2005
·
Kode
= 08, maka Tahun Terbit = 2008
·
Kode
= 12, maka Tahun Terbit = 2012
Rumusnya adalah
sebagai berikut :
TAHUN TERBIT :
IIf(Left([KODE],2)="05",2005,IIf(Left([KODE],2)="08",2008,2012))
Sehingga hasil akhirnya seperti
berikut :
